Beitragsberechnung und Rechnungsstellung neu definiert

Ergebnis

70% weniger manueller Aufwand und
Vermeidung von Übertragungsfehlern

Mein Beitrag

Umsetzung eines automatisierten Beitragssystems mit Fokus auf Effizienz und Fehlervermeidung

Impact

Spürbare Entlastung des Mitgliederservice durch strukturierte Prozesse und minimale Fehleranfälligkeit

Projektziel

Entwicklung eines automatisierten Prozesses für die Beitragsberechnung und Rechnungsstellung, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Problem

  • Rechnungen wurden auf dem Y-Laufwerk verwaltet und manuell mit Word erstellt.
  • Mitgliedsbeiträge wurden händisch berechnet und an die Buchhaltung übergeben.
  • Jahresumsätze der Mitglieder wurden per PDF abgefragt und die Daten manuell in Excel übertragen.
  • Zeitintensive Prozesse erhöhten das Risiko von Fehlern und verlangsamten die Abläufe.

Zugeordnete HubSpot-Hubs

  • Operations Hub (für Automationen, Berechnungen und Datenflüsse)
  • Marketing Hub (für Formulare und Benachrichtigungen)

Lösung

  • Online-Formulare für die Datenerfassung: Umsatzdaten werden direkt von Mitgliedern eingegeben und ohne manuelle Übertragung automatisch in HubSpot gespeichert.
  • Automatische Beitragsberechnung: Basierend auf den Umsatzdaten werden Mitgliedsbeiträge direkt in HubSpot berechnet.
  • Synchronisation mit EasyBill: Relevante Kontakt- und Unternehmensdaten werden automatisch an EasyBill übergeben, was Übertragungsfehler vermeidet. Eine vollständige Rechnungsautomatisierung war aufgrund der begrenzten Schnittstellenfunktion nicht möglich – die Rechnungserstellung erfolgt weiterhin manuell. Statt verstreuter PDF-Dateien im Laufwerk steht dem Team nun jedoch eine zentrale Übersicht in EasyBill zur Verfügung. Eine Umstellung auf ein flexibleres Tool wird bereits geprüft.
  • Benachrichtigungssystem: Der Mitgliederservice erhält automatische Benachrichtigungen über eingegangene Umsatzformulare.
  • Automatisierte Folgeprozesse: Workflows automatisieren die Vorbereitung von Rechnungsdokumenten und berechnen Mitgliederstammdaten wie Leistungszeitraum, Mitglieder-Art und Rabattinformationen automatisch. Diese Daten werden direkt in nachgelagerte Prozesse integriert.

Mehrwert

Weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Fokus: Die automatisierten Abläufe entlasten den Mitgliederservice spürbar und schaffen Raum für strategische Aufgaben. Dank intelligenter Datenerfassung und synchronisierter Informationen läuft der gesamte Beitrags- und Abrechnungsprozess strukturiert und effizient. Und auch individuelle Anforderungen bleiben abbildbar – ganz ohne Mehraufwand.

HubSpot-Expertise im Einsatz

  • Automatisierung: Aufbau von Workflows für Datenübertragung, Beitragsberechnung und Benachrichtigungen.
  • Online-Formulare: Erstellung und Integration für die Datenerfassung.
  • Datenmanagement: Synchronisation von HubSpot mit EasyBill.
  • Prozesssteuerung: Implementierung von Benachrichtigungen und Folgeprozessen.

Ergebnis

Der manuelle Aufwand im Mitgliederservice wurde durch automatisierte Abläufe um bis zu 70 % reduziert. Die automatisierte Datenerfassung sowie die Synchronisation relevanter Kontakt- und Unternehmensdaten mit EasyBill minimieren Übertragungsfehler und verbessern die Datenqualität deutlich. Der Prozess – von der Dateneingabe über die Beitragsberechnung bis zur Rechnungsstellung – läuft effizient und strukturiert ab. Dank Echtzeit-Daten können sich Teams auf strategische Aufgaben konzentrieren, während bei Bedarf weiterhin eine individuelle Rechnungsstellung möglich bleibt.

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