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Bahnbrechende Vertriebs- und Serviceautomatisierung

Ergebnis

35 % weniger manueller Aufwand
25 % qualifiziertere Leads => Mehr Umsatz
45 % schnellere Planung durch Dashboards

Mein Beitrag

Implementierung automatisierter Pipelines und Workflows zur Harmonisierung von Sales- und Serviceprozessen

Impact

Höhere Team-Effizienz, klare Zuständigkeiten und signifikant reduzierte manuelle Aufwände

Projektziel

Optimierung der globalen Sales- und Serviceprozesse durch die Implementierung automatisierter Pipelines und Workflows zur Steigerung der Effizienz und Verbesserung der Teamkoordination.

Problem

  • Vertriebs- und Service-Teams hatten keine zentralen Tools, um Leads und Serviceanfragen wie Support, Beratung oder Reklamationen zu verwalten.
  • Manuelle Prozesse und die Nutzung von Outlook behinderten eine transparente und effiziente Bearbeitung.
  • Fehlende Echtzeit-Daten und KPIs erschwerten die strategische Entscheidungsfindung.

Zugeordnete HubSpot-Hubs

  • Sales Hub (für Optimierung der Sales-Pipelines und Automatisierungen im Vertriebsprozess)
  • Service Hub (für Automatisierung von Serviceprozessen und bessere Teamkoordination)
  • Operations Hub (für komplexe Automationen und Daten-Synchronisation)

Lösung

  • Deal-Pipeline:

    • Implementierung einer automatisierten Deal-Pipeline, in der alle Leads aus integrierten Online-Formularen zentral gesammelt werden.
    • Automatische Weiterleitung der Anfragen an Vertriebsexperten anhand der Postleitzahl.
    • Automatische Benachrichtigungen informieren die zuständigen Vertriebsmitarbeiter über neue Leads.
    • Globaler Rollout: Prozess gilt für EMEA, USA und China, mit wenigen länderspezifischen Anpassungen.

  • Service-Pipeline:

    • Zentrale Erfassung und Bearbeitung von Serviceanfragen in einer Ticket-Pipeline.
    • Automatische Weiterleitung an zuständige Teams je nach Anliegen (z. B. Support, Beratung, Reklamationen).

  • Optimiertes Postfach:

    • Migration vom Outlook-Postfach zum HubSpot-Postfach für das Serviceteam.
    • Ermöglichung direkter Anrufe und Mailings aus dem HubSpot-Postfach für höhere Transparenz und Effizienz.
    • Das Vertriebsteam nutzt ebenfalls HubSpot für Anrufe und Mailings.

  • Dashboards und KPIs:

    • Entwicklung von Echtzeit-Dashboards mit wichtigen KPIs für Vertrieb und Service.
    • Bereitstellung von KPI-Daten für Geschäftsführung und Sales-Manager zur Überwachung von Prozessen und Ergebnissen.
    • Integration der Dashboards in Ergebnis-Meetings.

  • Schulungen:

    • Schulung aller Vertriebs- und Servicemitarbeiter sowie der Geschäftsführung auf die neuen Prozesse.

Mehrwert

Durch die neu strukturierte Systemlandschaft arbeiten Sales- und Service-Teams deutlich effizienter zusammen. Automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Tätigkeiten und schaffen mehr Freiraum für kundennahe Aufgaben. Die zentrale Steuerung über HubSpot sorgt für bessere Transparenz, klare Zuständigkeiten und eine spürbare Entlastung im Tagesgeschäft.

HubSpot-Expertise im Einsatz

  • Deal- und Ticket-Pipelines: Einrichtung und Automatisierung von Pipelines zur strukturierten Verwaltung von Vertriebs- und Serviceanfragen.
  • Workflows: Erstellung komplexer Workflows zur Automatisierung der Lead- und Serviceweiterleitung, inklusive Postleitzahl-basierter Routing-Logik.
  • HubSpot-Postfach: Einführung des zentralen Postfachs für das Serviceteam, inklusive Nutzung von Anruf- und E-Mail-Funktionen direkt in HubSpot.
  • Dashboards und Berichterstattung: Entwicklung von Echtzeit-Dashboards mit individuellen KPIs für Vertrieb und Service, die Entscheidungsprozesse beschleunigen.
  • Formulare und Datenerfassung: Integration von Online-Formularen zur automatischen Lead-Generierung und Weiterleitung in die Deal-Pipeline.
  • Globale Implementierung: Anpassung und Rollout der Prozesse für internationale Teams (EMEA, USA, China) mit länderspezifischen Optimierungen.
  • Schulungen: Durchführung von Trainings für Vertrieb, Service und Management zur Sicherstellung einer reibungslosen Implementierung und Nutzung.

Ergebnis

Die Umstellung auf automatisierte Workflows führte zu einer Reduktion manueller Aufgaben um 35 % und deutlich schnelleren Reaktionszeiten im Tagesgeschäft. Durch optimierte Lead-Prozesse konnten 25 % mehr qualifizierte Leads generiert und innerhalb eines Jahres eine spürbare Umsatzsteigerung erzielt werden. Zentrale Pipelines und datenbasierte Dashboards steigerten die strategische Planungsgeschwindigkeit um bis zu 45 %. Gleichzeitig verbesserte sich die Servicequalität messbar – mit kürzeren Bearbeitungszeiten und höherer Kundenzufriedenheit.

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